रतलाम, 12 नवंबर(खबरबाबा. कॉम)। कलेक्टर अजय कटेसरिया ने ई ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन के निर्देश देते हुए सरकारी कार्यालयों में फाइलों को अनावश्यक टिप्पणियों, लंबी नोटशीट और अस्पष्ट प्रस्तावों के जरिए लंबित रखने की प्रशासनिक कार्यप्रणाली पर अब लगाम कस दी गई है।
कलेक्टर अजय कटेसरिया ने जिले के सभी शासकीय कार्यालयों में ई-ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन के निर्देश जारी करते हुए फाइलों के संधारण से लेकर उन पर निर्णय लेने तक की प्रक्रिया को स्पष्ट और जवाबदेह बनाने के निर्देश जारी किए है।
कलेक्टर ने निर्देश दिए हैं कि किसी भी प्रकरण में नोटशीट पर अनावश्यक विस्तार और पूरे पत्राचार को दोहराने के बजाय जरूरी तथ्य, संबंधित नियम, पूर्व कार्रवाई और प्रस्तावित निर्णय स्पष्ट रूप से दर्ज किए जाएं।
उन्होंने अपने निर्देश में और स्पष्टता के लिए विभागीय अधिकारियों को कहा की फाईल में यह साफ होना चाहिए कि किस विषय में क्या निर्णय अपेक्षित है। ‘
उन्होंने फाइलों को विलंबित किए जाने वाले शब्दों को लेकर स्पष्ट कर दिया की अनुमोदन की दशा में’ और ‘मान्य होने की दशा में’ जैसे अस्पष्ट वाक्यांशों के बजाय सीधे अनुमोदनार्थ अथवा आदेशार्थ प्रस्ताव प्रस्तुत किए जाएं।
निर्देशों में एक ही विषय पर बार-बार नई फाइल बनाने की प्रवृत्ति पर भी रोक लगाने को कहा गया है। संबंधित प्रकरणों का पत्राचार और निर्णय एक ही ई-नस्ती में संधारित करने, दस्तावेजों को निर्धारित स्थान पर अपलोड करने तथा नोटशीट में उनके पृष्ठ क्रमांक और संदर्भ स्पष्ट लिखने के निर्देश दिए गए हैं।
वित्तीय मामलों में अधिकारी की स्वीकृति सीमा, बजट प्रावधान और संबंधित नियमों का उल्लेख अनिवार्य होगा। कार्यालयों में डाक का संचालन भी ई-ऑफिस के माध्यम से करने तथा आदेश और पत्रों को डिजिटल प्रारूप में तैयार कर सीधे पीडीएफ अपलोड करने को कहा गया है।
